Архивные короба: размеры, ГОСТ и сроки хранения
Типовые размеры архивных коробов, вместимость в делах и сроки хранения документов по действующим нормам.
Архивные короба — это картонные ёмкости для длительного хранения документов и дел. Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, называют их первичными средствами хранения: по пункту 83 бумажные документы размещают в коробках, папках и конвертах. Самый ходовой типоразмер под A4 — 380×285×170 мм. В такой короб входит около 1 700 листов или 4 архивных дела. Профильного ГОСТа именно на архивный короб найти не удалось: короба делают из гофрокартона Т-23 и Т-24 по техническим условиям производителя со ссылкой на стандарт материала. Нормы и сроки ниже проверены на август 2026 года.
Что такое архивный короб и чем он отличается от обычной коробки?
Архивный короб — это жёсткая картонная коробка под форматы A4, A3 или Foolscap для многолетнего хранения сшитых дел в штабеле. От транспортной тары его отличает режим работы. Коробка FEFCO 0201 живёт одну поездку и держит удары в кузове. Архивный короб стоит на стеллаже 5, 10 или 50 лет и всё это время несёт вес соседей сверху — статическое сжатие, а не удар.
- Жёсткость стенок важнее ударопрочности: короб не бросают, его сжимают штабелем
- Габариты привязаны к формату дела, а не к габаритам груза
- Нужна площадка под ярлык: номер фонда, номер описи, номера единиц хранения
- Крышка съёмная или клапанная — дело достают, не разбирая штабель
Какие размеры архивных коробов считаются типовыми?
Единого стандарта на габариты нет, но отрасль сошлась на нескольких типоразмерах. Под A4 ходовой — 380×285×170 мм. Остальные различаются глубиной: 150, 170, 200 и 300 мм.
| Глубина короба, мм | Листов A4, шт. | Дел при корешке 40 мм, шт. | Где применяют |
|---|---|---|---|
| 150 | ≈ 1 500 | 3 | Текущий архив бухгалтерии |
| 170 | ≈ 1 700 | 4 | Ходовой формат под дело A4 |
| 200 | ≈ 2 000 | 5 | Кадровые дела длительного хранения |
| 300 | ≈ 3 000 | 7 | Плотные фонды, экономия стеллажа |
Какой ГОСТ действует на архивные короба и какая марка картона нужна?
Действующего профильного ГОСТа именно на архивный короб найти не удалось. ГОСТ 12301-2006 «Коробки из картона, бумаги и комбинированных материалов» с 1 мая 2017 года заменён на ГОСТ 33781-2016, но тот описывает потребительскую упаковку, а не архивную тару. Короб оценивают по материалу: гофрокартон нормирует ГОСТ Р 52901-2007 «Картон гофрированный для упаковки продукции».
Для архивных коробов берут трёхслойный гофрокартон марок Т-23 и Т-24. По ГОСТ Р 52901-2007 абсолютное сопротивление продавливанию для марки Т-23 составляет 1,10 МПа, для Т-24 — 1,20 МПа (картон класса 2). Т-24 плотнее и жёстче, поэтому его ставят под глубокие короба и высокие штабели.
Сколько лет хранить документы: сроки по основным видам?
Разброс большой: от 3 лет до постоянного хранения. Бухгалтерская первичка — 5 лет, кадровые документы — 50 или 75 лет, годовая бухгалтерская отчётность — постоянно. Базовый документ по срокам — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (действует с 18 февраля 2020 года): он покрывает управленческую, бухгалтерскую и кадровую документацию организации. Отсчёт идёт не с даты документа: по пункту 4.1 Инструкции по применению Перечня (приказ Росархива от 20.12.2019 № 237) сроки хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором дело было закончено делопроизводством.
| Тип документа | Срок хранения | Норма |
|---|---|---|
| Годовая бухгалтерская (финансовая) отчётность | Постоянно | ст. 268 «а» Перечня |
| Первичные учётные документы и регистры | 5 лет | ст. 277 Перечня; ч. 1 ст. 29 402-ФЗ |
| Счета-фактуры | 5 лет | ст. 317 Перечня |
| Налоговые декларации и расчёты | 5 лет | ст. 310 Перечня; подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ |
| Трудовые договоры | 50/75 лет, ЭПК | ст. 435 Перечня; ст. 22.1 125-ФЗ |
| Приказы о приёме, переводе, увольнении | 50/75 лет, ЭПК | ст. 434 «а» Перечня |
| Лицевые счета работников | 50/75 лет, ЭПК | ст. 296 Перечня |
| Расчётные ведомости по зарплате | 6 лет; при отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет | ст. 295 Перечня |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет; при вредных и опасных условиях — 50/75 лет | ст. 402 Перечня |
| Договоры ГПХ с физлицами, акты сдачи-приёмки работ и услуг | 50/75 лет | ст. 301 Перечня |
Двойной срок «50/75 лет» читается по дате окончания делопроизводства: 75 лет — для документов по личному составу, законченных до 1 января 2003 года, 50 лет — для законченных после. Норма — части 1 и 2 статьи 22.1 закона 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Отметка «ЭПК» означает, что часть документов экспертно-проверочная комиссия может отобрать на постоянное хранение: уничтожать их по истечении срока без экспертизы ценности нельзя.
Срок хранения задаёт требования к коробу. Делам на 5 лет хватит короба глубиной 150 мм. Кадровым делам на 50 лет нужен плотный картон: они проживут дольше офисной мебели.
Что Правила Росархива требуют от хранения дел и коробов?
Четыре вещи: объём дела, размещение в первичном средстве хранения, надписи на коробе и температурно-влажностный режим. Правила по приказу Росархива от 31.07.2023 № 77 действуют с 17 сентября 2023 года — они заменили Правила из приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526, тот утратил силу с той же даты по приказу Минкультуры от 08.08.2023 № 2367.
- Объём дела — не более 250 листов при толщине корешка не более 4 см (п. 51)
- Дела передают в архив не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения в делопроизводстве (п. 47)
- Бумажные документы размещают в коробках, папках, конвертах (п. 83)
- На первичном средстве хранения указывают номер и название фонда, номер описи дел, крайние номера единиц хранения (п. 84)
- Оптимальный режим для бумаги — 17–19 °C и относительная влажность 50–55% (п. 88)
- Колебания — не более 5 °C по температуре и 10% по влажности (п. 89)
Пункт 84 на практике решает всё. Наклейка поверх печати отваливается, маркер по гофре расплывается. Дешевле сразу взять короба с белым полем или окном под корешковую этикетку.
«Режим 17–19 °C и 50–55% — это не только про бумагу. Гофрокартон при влажности 70% теряет жёсткость, и штабель из шести ярусов начинает складываться. Сырой подвал убивает короба быстрее документов.»
— Игорь Дёмин, руководитель R&D CARTONA
Как посчитать, сколько коробов нужно архиву?
Расчёт идёт от числа дел, не от объёма бумаги. Типовой архив на 5 000 дел формата A4 в коробах глубиной 200 мм — это 1 000 коробов плюс запас.
- Посчитайте дела по описи и разбейте на группы по формату: A4, A3, Foolscap.
- Разделите глубину короба на 40 мм — получите вместимость в делах (200 мм = 5 дел).
- Число дел в группе разделите на вместимость короба — это базовая потребность.
- Добавьте 10–15% на прирост фонда и на дела нестандартной толщины.
- Длину полки разделите на ширину короба — узнаете, сколько встанет в ряд.
Архивные короба CARTONA — 7 типоразмеров под A4, A3 и Foolscap, глубина 150, 200 и 300 мм, лайнер 175 г/м², цена от 95 ₽ за штуку, партия от 50 штук, отгрузка 3–5 дней. Глубины 170 мм в линейке нет — под дело A4 берут 200 мм. Лайнер 175 г/м² и трёхслойная конструкция держат штабель в 5–6 ярусов.
На чём ошибаются при закупке архивных коробов?
Частая ошибка — считать цену за штуку вместо цены за дело. Короб глубиной 300 мм дороже короба на 150 мм, но вмещает в 2,3 раза больше дел и экономит погонные метры стеллажа.
- Заказ по внешним габаритам вместо внутренних: четыре дела по 40 мм в короб «170 мм снаружи» уже не встают
- Тонкий лайнер под высокий штабель — нижний ярус проседает за первый год
- Подвал вместо архивохранилища: влажность выше 60% размягчает гофру
- Разнокалиберные короба в одном фонде — штабель теряет устойчивость, полка занята наполовину
Итог. Ходовой отраслевой короб под A4 — 380×285×170 мм на 4 дела из гофрокартона Т-23 или Т-24. Сроки хранения — из Перечня (приказ Росархива № 236), условия — из Правил (приказ № 77): 17–19 °C и 50–55% влажности. Считайте потребность в делах, не в листах, плюс 10–15% запаса.
Частые вопросы
- Какой размер архивного короба стандартный?
- Стандарта на габариты архивного короба нет. Ходовой отраслевой типоразмер под A4 — 380×285×170 мм, он вмещает около 1 700 листов или 4 дела. Остальные типоразмеры отличаются глубиной: 150, 200 и 300 мм. Линейка глубин у поставщиков различается — сверяйте прайс.
- Сколько дел входит в один архивный короб?
- Разделите глубину короба на 40 мм — максимальную толщину корешка дела (п. 51 Правил Росархива). Короб 150 мм берёт 3 дела, 170 мм — 4, 200 мм — 5, 300 мм — 7 дел.
- Какой ГОСТ на архивные короба?
- Действующего профильного ГОСТа на архивный короб найти не удалось — производители работают по своим техническим условиям. ГОСТ 12301-2006 заменён с 1 мая 2017 года на ГОСТ 33781-2016, но тот описывает потребительскую упаковку. Материал короба нормирует ГОСТ Р 52901-2007.
- Чем отличается короб из Т-23 от короба из Т-24?
- Т-24 плотнее: сопротивление продавливанию по ГОСТ Р 52901-2007 — 1,20 МПа против 1,10 МПа у Т-23 (класс 2). Т-24 берут под глубокие короба и высокие штабели, Т-23 хватает для дел с коротким сроком хранения.
- Сколько лет хранить бухгалтерские документы?
- Первичные учётные документы и регистры — 5 лет (ст. 277 Перечня № 236; ч. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ — не менее 5 лет после отчётного года). Годовая бухгалтерская отчётность хранится постоянно (ст. 268 «а» Перечня). Сроки проверены на август 2026 года.
- Сколько хранить кадровые документы и трудовые договоры?
- Трудовые договоры (ст. 435 Перечня № 236) и приказы о приёме, переводе, увольнении (ст. 434 «а») — 50 лет, если дело закончено делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет, если до этой даты (части 1 и 2 ст. 22.1 закона 125-ФЗ).
- С какого момента считается срок хранения документа?
- С 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством — пункт 4.1 Инструкции по применению Перечня (приказ Росархива от 20.12.2019 № 237). Договор, закрытый в марте 2026 года со сроком хранения 5 лет, хранится до конца 2031 года.
- Какие температура и влажность нужны в архивохранилище?
- Для документов на бумажном носителе — 17–19 °C и относительная влажность 50–55% (п. 88 Правил по приказу Росархива № 77 от 31.07.2023). Колебания допускаются в пределах 5 °C и 10% влажности (п. 89).